Αυτό που μπορεί να αποδειχθεί πολύ πιο καθοριστικό για την καριέρα σας, ωστόσο, είναι ο τρόπος σύνταξης των καθημερινών emails. Συχνά αντιμετωπίζουμε την επικοινωνία με email με το ίδιο απλό τρόπο με τα άτυπα τηλεφωνήματα, και είναι σε όλους πολύ εύκολο να ξεχάσουν ότι υπάρχει μια άψογη ηλεκτρονική καταγραφή όλων όσο έχουν κοινοποιηθεί.

 Παρουσιάζεται ένα σενάριο που όλοι είμαστε εξοικειωμένοι, είτε από πρώτο χέρι ή σαν μάρτυρες σε παραπατήματα συναδέλφων. Ένα email με κρύο αστείο ή μια αστεία φωτογραφία που πηγαινοέρχεται στην επικράτεια των προσωπικών emails στέλνεται σε ένα κομμάτι εσωτερικών γνωστών και κατά λάθος συμπεριλαμβάνεται στη λίστα των παραληπτών και το Διευθύνων Σύμβουλος της εταιρείας. Αμηχανία για των αποστολέα; Ναι. Λόγος για απόλυση; Απίθανο.

Αντίθετα με τις προφορικές συζητήσεις, τα email μπορούν να προωθηθούν σε λάθος ανθρώπους. Επίσης, αν ένα μήνυμα είναι γραμμένο βιαστικά, μπορεί να καταλήξει μπερδεμένο ή ανοιχτό σε παρερμηνείες και σαν αποτέλεσμα να έχει άσχημες επιπτώσεις. Είναι πάντα καλύτερο να σκέφτεστε πριν κάνετε την αποστολή.

Οι έξυπνες συσκευές με email όπως οι φορητοί της HP σου επιτρέπουν να στέλνεις emails από οπουδήποτε στις μέρες μας, αλλά είναι σημαντικό να εκπαιδευτείς στην αποστολή σε «συνθήκες εργασίας». Την επόμενη φορά που θα πιάσεις το smartphone σου, θυμήσου ότι εκπροσωπείς τον εαυτό σου και την εταιρία σου, ανεξάρτητα από το που είσαι.

10 λάθος email που μπορεί να σου στοιχίσουν τη δουλειά σου:

1. Συναντήσεις με συναδέλφους μετά τη δουλειά; Είναι προτιμότερο να αφήσετε τις απαντήσεις από το Palm για την επόμενη μέρα και να μην απαντήσετε στα emails από το σπίτι μετά από την έξοδο.
2. Σαρκασμός και κρύα αστεία.Το email δεν είναι το καταλληλότερα μέσο για μεταφορά των περιπλοκών του σαρκασμού, και συχνά μπορεί να βγει εκτός πλαισίου – με καταστροφικές επιπτώσεις.
3. Προσωπικά ζητήματα. Πάντα είναι προτιμότερο να διαχωρίζετε τη δουλειά από τη διασκέδαση – και η χρήση εταιρικών πόρων για προσωπικά ζητήματα είναι γενικά κακή ιδέα.
4. Επαγγελματική κριτική. Αν είναι για κάτι μικρό, πείτε από το τηλέφωνο, διαφορετικά φαίνεται πολύ επίσημο και μπορεί να προκαλέσει αδικαιολόγητες ανησυχίες. Αν είναι πραγματικά κακό, συζητήστε προσωπικά.
5. Προσωπικά σχόλια και κουτσομπολιό. Είναι πολύ εύκολο να αντιμετωπιστεί το email όπως οι συζητήσεις γύρω από τον ψύκτη, αλλά τα email αυτά έχουν την τάση να «Προωθούνται».
6. Οργισμένες απαντήσεις. Είναι εύκολο να εκτοξεύσεις μια οργισμένη απάντηση χωρίς σκέψη, αλλά δεν είναι εύκολο να την ανακαλέσεις. Καλύτερα να έχετε μια καθυστέρηση στα email σας αν είναι δυνατό, ή να περιμένετε μια μέρα πριν απαντήσετε αν πραγματικά είστε αναστατωμένος.
7. Άσχημη γλώσσα. Οι περισσότεροι δεν το κάνουν, αλλά για τους λίγους που το κάνουν – είναι απαίσια ιδέα, οι βρισιές δεν έχουν χώρο στα εργασιακά email.
8. Εταιρικά μυστικά. Αυτό μπορεί κάλλιστα να σου αποφέρει μια μήνυση καθώς και απόλυση. Οι περισσότερες εταιρίες έχουν συμβόλαιο εχεμύθειας που υπέγραψες στην πρόσληψή σου που παραβιάζεται σε αυτή τη περίπτωση.
9. Ρατσιστική/Σεξιστική γλώσσα. Είναι καλύτερο να το αποφεύγεις στο καθημερινό λόγο, καθώς και στα εργασιακά email. Όπως και στο παραπάνω, οι περισσότεροι υπογράφουν συμφωνία μηδενικής αντοχής που θα παραβιαστεί και αυτές οι παραβιάσεις αποτελούν λόγο απόλυσης.
10. Χαοτικό γράψιμο. Ακόμα και αν έχει σταλεί από το Palm από την παραλία, να θυμάστε ότι χαρακτηρίζει την εικόνα σας.

Τελευταίο αλλά όχι λιγότερο, αν εργάζεστε στην κυβέρνηση ή σε άλλο γραφείο του ευρύτερου δημόσιου τομέα, να είστε ιδιαίτερα προσεκτικός. Είναι άφθονα στις ειδήσεις οι διαρροές από email που φέρνουν σε σοβαρά προβλήματα τη κυβέρνηση και άλλους αξιωματούχους.