Ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη είναι η επιχείρησή σας, πιθανότατα σπαταλάτε πολύ χρόνο σε επαγγελματικές συναντήσεις. Δεν υπάρχει λόγος για ταλαιπωρία – υπάρχουν πολύ τρόποι να χρησιμοποιήσετε την τεχνολογία (ΙΤ) για να κάνετε τις συναντήσεις πιο αποτελεσματικές. Παρακάτω δίνονται μερικές συμβουλές:

1.Σκεφτείτε τις επιλογές σας. Τη χρειάζεστε αυτή τη συνάντηση καθόλου; Μπορείτε να την αντικαταστήσετε με μια ενημέρωση μέσω email ή μια συζήτηση με χρήση άμεσων μηνυμάτων.

2. Χρησιμοποιήστε σχεδιαγράμματα. Το σχεδιάγραμμα είναι ένας πιο δημιουργικός τρόπος σκέψης δια μέσου της ημερήσιας διάταξης.

3.Υπολογίστε το κόστος. Προσθέστε το ωρομίσθιο όλων που συμμετέχουν στη συνάντηση και πολλαπλασιάστε με τη διάρκεια. Ανταποκρίνεται το κόστος με το όφελος;

4.Ορίστε τα πρότυπα. Καθορίστε κοινές προσδοκίες σχετικά με τον τρόπο που διεξάγονται οι συναντήσεις. Ο καθένας πρέπει να γνωρίζει ποιος είναι επικεφαλής, πώς να κρατά σημειώσεις, πώς να εκφράζει τις ιδέες του κτλ. Πρέπει να καθορίσετε επίσης και ξεκάθαρες οδηγίες για την έγκαιρη προσέλευση.

5. Προγραμματίστε διαλλείματα. Μην επιτρέπεται μεγάλες συναντήσεις να συνεχίζονται χωρίς την ευκαιρία για ένα διάλλειμα. Προγραμματίστε τη ώρα και τη διάρκεια του διαλλείματος και μην αφήσετε τους συμμετέχοντες να αναρωτιούνται για τον καφέ, τσιγάρο ή για τον έλεγχο του email.

6.  Συναντήσεις το όρθιο. Η δυσφορία είναι ένας σπουδαίος τρόπος για να εστιάσουν τα ανθρώπινα μυαλά και να αποφευχθούν μη παραγωγικές συζητήσεις.

7.       Σταματήστε τις συναντήσεις πριν το γεύμα. Παρομοίως, κανείς να θα δεχθεί υπερβάσεις στο χρόνο αν πεινάει.

8. Προγραμματίστε συντομότερες συναντήσεις. Το πρόγραμμα φαίνεται να επεκτείνεται για να γεμίσει το χρόνο που είναι προκαθορισμένος. Είναι προκλητικό να προγραμματίσεις συναντήσεις για μια ώρα ή για μισή ώρα γιατί αυτό είναι το προκαθορισμένο στο Outlook και άλλα προγράμματα. Προσπαθήστε να προγραμματίσετε διαφορετικές ώρες και διαφορετικές διάρκειες.

9.   Ολοκληρώστε τις συναντήσεις νωρίς. Προσπαθήστε να τελειώσετε παρά τέταρτο έτσι ώστε να προλάβουν όλοι να πάνε στο επόμενο ραντεβού που ξεκινά ακριβώς.

10.   Δεκάλεπτες συναντήσεις. Προσπαθήστε να προγραμματίζετε δεκάλεπτες συναντήσεις. Δώστε ένα αυστηρό πρόγραμμα και όλα τα απαραίτητα έγγραφα προκαταβολικά. Δώστε σε όλους τη δυνατότητα να μιλήσουν και προχωρήστε στην απόφαση.

11.  Αντικαταστήστε τις συναντήσεις ρουτίνας. Αναφορές κατάστασης και κτλ δεν χρειάζονται συναντήσεις. Μην αφήσετε το «ίδιο μέρος ίδια ώρα» να συνεχιστεί μετά που θα κάνει τη δουλειά του.

12.  Εκτρέψτε τους αντιπερισπασμούς. Αν ένα θέμα αναφερθεί που είναι ενδιαφέρον αλλά εκτός θέματος, σημειώστε το στον πίνακα ή στα πρακτικά για να μην χαθεί. Μετά προχωρήστε σύμφωνα με το πρόγραμμα.

13.  Συντομότερα πρακτικά. Συνήθως δεν είναι ανάγκη να καταγραφεί τι είπε ποιος, μόνο ποιες αποφάσεις έχουν ληφθεί και ποιος θα κάνει τι.

14.  Διαχειριστείτε τους φλύαρους. Μην τοποθετείτε τους φλύαρους απέναντι στον επικεφαλής – με αυτό τον τρόπο δεν θα έχουν πάντα οπτική επαφή και να μιλούν. Μην φοβηθείτε να προκαλέσετε αυτούς που παρατυπούν (προσωπικά, εκτός συνάντησης σαν ένδειξη σεβασμού). «με ενδιαφέρουν πάντα οι απόψεις σου αλλά ίσως με λίγη προετοιμασία θα ήσουν περισσότερο λακωνικός στις συναντήσεις».

15.   Να συμμετέχουν όλοι. Αν διευθύνετε τη συνάντηση, πάντα να ρωτάτε τη γνώμη αυτών που δεν μιλούν πολύ. Μπορεί να συνεισφέρουν σημαντικά και να μην έχουν την εμπιστοσύνη να το κάνουν.

16.  Χρησιμοποιήστε ρολόι. Σιγουρευτείτε ότι στην αίθουσα υπάρχει ένα μεγάλο ρολόι με λεπτοδείκτη. Αν ο χρόνος είναι λίγος, καθορίστε χρονικούς περιορισμούς στη συμμετοχή του καθένα ή αυστηρό χρονοδιάγραμμα για κάθε μέρος του προγράμματος.

17.   Επαινέστε τη συντομία. Ζητήστε να κυκλοφορήσουν οι μεγάλες αναφορές προκαταβολικά με email. Αφήστε να δίνονται υψηλού επιπέδου περιλήψεις αλλά όχι να μετατρέπονται η αναφορές κατάστασης σε μακροσκελείς μονολόγους. Εστιάστε στις πληροφορίες που το σύνολο της συνάντησης πρέπει να γνωρίζει.

18.   Μάθετε από τις επιτυχίες (και από τα λάθη). Μετά από κάθε συνάντηση, αφιερώστε λίγο χρόνο και ρωτήστε τους όλους τι πήγε καλά και τη θα άλλαζαν την επόμενη φορά. Αυτοί που δεν μαθαίνουν από τις κακές συναντήσεις είναι καταδικασμένοι να τις επαναλαμβάνουν.

19.   Χρησιμοποιείστε πρότυπα κειμένων. Το Microsoft Office 2007 έχει πολλά πρότυπα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία του προγράμματος ή των πρακτικών ταχύτατα. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε σαν σημείο αναφοράς για το πρότυπο της εταιρίας σας.

20.  Χρησιμοποιήστε υπολογιστή για να πιάσετε τις δραστηριότητες. Ένας φορητός HP ή ένα tablet PC με προτζέκτορ είναι τέλεια ιδέα για την καταγραφή των πρακτικών και των ιδεών σε μια συνάντηση. Οι πίνακες κιμωλία και μαρκαδόρου είναι καλοί για την καταγραφή ιδεών αλλά οι υπολογιστές δεν ξεμένουν από χώρο και είναι εύκολο να προσθέσεις ιδέες ή να διαγράψεις ιδέες κατά την πορεία.

21.   Δωμάτια προβολών. Αν εργάζεστε σε ένα μακροχρόνιο έργο, σκεφτείτε το στήσιμο ενός μόνιμου δωματίου προβολών όπου όλες οι συναντήσεις αυτού του έργου θα πραγματοποιούνται. Μπορείτε να καλύψετε του τοίχους με σχετικό υλικό και να έχετε τα έγγραφα και τα αρχεία στον ίδιο χώρο. Ή μπορείτε να έχετε ένα δωμάτιο συναντήσεων με τοίχο προβολής.

22.   Microsoft Office PowerPoint 2007. Το Office PowerPoint 2007 θέτει το έλεγχο στα χέρια σας για τη δημιουργία εμφανίσιμων παρουσιάσεων. Η ειδική δύο μόνιτορ Προβολή Παρουσιάσεων επιτρέπει στο κοινό να βλέπει την τρέχουσα διαφάνεια στο προτζέκτορα ενώ στην οθόνη του φορητού παρουσιάζονται η σημειώσεις του ομιλητή, η τρέχουσα διαφάνεια και ρολόι – ιδανικό για να βρίσκεστε στη σωστή πορεία.

23.  Αποφύγετε της συναντήσεις «στο ίδιο μέρος την ίδια ώρα». Οι τακτικές συναντήσεις δημιουργούν μια αίσθηση συνέχειας αλλά είναι εύκολο να υποπέσεις σε κακές συνήθειες – έλλειψη προγράμματος, πρακτικών, υπερβολικοί συμμετέχοντες. Η καλύτερη ιδέα είναι η αντιμετώπιση της κάθε προγραμματισμένη συνάντησης σαν μοναδικής.

24.  Αποτρέψτε τα email από τις συναντήσεις. Αν όλοι σπαταλούν τη μέρα τους σε άσκοπες συναντήσεις είναι κατανοητό γιατί όλοι φέρνουν το φορητό τους και απαντούν σε email, αλλά αν οι συναντήσεις πρόκειται να γίνουν συντομότερες και πιο αποτελεσματικές, χρειάζεστε την πλήρη προσοχή τους. Κάντε συμφωνία: θα μειώσετε τις συναντήσεις στο μισό έτσι ώστε να έχετε την αμέριστη προσοχή τους στη συνάντηση τώρα και την αμέριστη προσοχή τους στο email αργότερα.

25.  Χρησιμοποιείστε το Outlook για τον προγραμματισμό των συναντήσεων. Το Office Outlook 2007 έχει αρκετές δυνατότητες για την οργάνωση συναντήσεων εύκολα. Αυτές συμπεριλαμβάνουν τη δυνατότητα να δείτε το πρόγραμμα των ομάδων  και των ατόμων καθώς και το εργαλείο «Προγραμματισμού μιας Συνάντησης» που επιλέγει αυτόματα μια κοινά αποδεκτή ώρα για όλους.